Řízení porad | CR pracovní místa a nábor | Hays

Tato stránka využívá soubory cookies. Pokud budete pokracovat dále, souhlasíte tak s jejich využítím, zmenit nastavení cookies však mužete kdykoliv.

Řízení porad

Pondělí ráno. V tiskárně se vám vzpříčil papír. Už se pět minut opožďujete na poradu, která měla začít v 9:30. A navíc máte na telefonu sekretářku vašeho nadřízeného, která se ptá, zda se zúčastníte dnešní polední porady. Ve stejném okamžiku do kanceláře vstoupí jeden člen vašeho týmu, popadne vás za rameno a znepokojeně vás žádá o chvilku vašeho času. Času?

Proč vůbec konat tuto poradu?
Anthony Bates, manažer zábavní společnosti z West Endu, říká, že porady jsou bolest. „Musíme jim čelit. Účast na poradách je neodmyslitelnou součástí role každého vedoucího pracovníka“, říká. „Ale když se dostanete do fáze, kdy je váš každodenní život naplněn poradami toho či onoho typu, je čas stanovit priority.“ Moudří manažeři se poradám rafinovaně vyhýbají nebo s nimi šikovně manipulují. Vy se také můžete naučit, jak minimalizovat poradové šílenství – a být úspěšní na poradách, kterých se zúčastníte.

Za jednu hodinu zvládnete deset úkolů. Máte termíny, které musíte splnit a nemůžete se bavit vyhlídkami na nějakou další irelevantní poradu. Dříve než propadnete panice, zamyslete se na chvilku a položte sami sobě několik otázek:

  • Kdo danou poradu svolal? Kdy ji svolal?
  • Co je na programu jednání? O čem to vlastně bude?
  • Je skutečně nezbytné, abych se toho zúčastnil?
  • Kdo vede poradu? Vede ji vůbec někdo?
  • Kdo další na poradě bude?
  • Mohu delegovat někoho, aby mne na poradě zastoupil?


Možná zjistíte, že se porady nemusíte úplně nezbytně zúčastnit. Anthony říká: „Někdo prostě jen mohl uvést vaše jméno do hromadně distribuované zprávy o poradě. Lidé často pospíchají, aby zahrnuli každého, kdo by mohli mít zájem o dané téma diskuse, a porada je pak přeplněná.“ Je možné, abyste si nechali poslat záznam z porady?

Ale na druhou stranu se vám vaše zkoumání může vyplatit. Může být výhodou, když si najdete čas na zjištění dalších informací. Možná totiž bude projednávána smlouva, kterou jste urgovali. A může to být vaše poslední šance, jak k tomu vyjádřit váš názor.

„Jestliže účast na poradě není životně důležitá, avšak je nezbytné, aby se jí zúčastnil někdo z vašeho oddělení, můžete tento úkol delegovat,“ říká Anthony Bates. „Většině mladých členů týmu se líbí představa navštěvování porad, neboť jim dává příležitost navazovat kontakty nebo na sebe upozornit jiného manažera.“ Zasílání omluv a vysílání vašich oblíbenců, kteří ještě nepovažují porady za únavné, tedy může být efektivním manévrem, jak se poradám vyhnout.

Je-li vaše účast opravdu nezbytná, zkuste malé kouzlo. Pokuste se protlačit téma, které je předmětem vašeho zájmu, úplně na začátek programu jednání, protože jednoduše „musíte spěchat na další poradu“.

Na druhé straně se může stát, že vedení prostě chce, abyste tam byli. „Jestliže si vedení cení vašeho názoru, může to být lichotivé,“ říká Anthony. „Vaše moudrost a vaše zkušenosti prostě mohou být žádané. V takovém případě všeho nechte!“ A konečně, pokud jste požádáni, abyste se zúčastnili a nemůžete se z toho vymluvit, delegujte některé ze svých úkolů na podřízené a udělejte si na poradu čas.

Jak úspěšně vést poradu
Podle dotazníku distribuovaného manažerům v obchodním a finančním sektoru je plýtvání časem nejhorší noční můrou každého manažera. Andy Brickett, finanční ředitel v City, říká: „Nemohu tolerovat lidi, kteří uspořádají poradu jen proto, aby projednali, kdy se sejít na další poradu!“ 86% dotázaných osob řeklo, že je během porad nejvíce frustroval nedostatek řízení, zatímco zbytek respondentů řekl, že nedokážou tolerovat nedostatek přípravy (6%), pozdní příchody nebo absenci (5%) a nesplněné úkoly (3%).

Jedním z klíčů k úspěšnému řízení porad je poznatek, že musí být splněny dva hlavní cíle: dosažení obchodních cílů a spokojenost zúčastněných.

Program jednání
Váš program jednání je jednoduše seznam toho, co je potřeba ohledně porady zpracovat, tj. kde a kdy se porada bude konat, kdo se jí zúčastní a body, které se budou na poradě probírat. „Je nesmírně důležité distribuovat program jednání všem osobám pozvaným na poradu ještě před konáním porady,“ říká Anthony Bates, „aby se všichni mohli na poradu připravit. Ne každý to udělá, ale alespoň budou mít možnost.“ Jestliže můžete ovlivnit program jednání, je vhodné uvést, jak dlouho bude porada trvat, třeba i to, jaká doba bude k dispozici na projednání každého bodu. To vám může poskytnout užitečnou zbraň proti přílišné mnohomluvnosti.

Zamyslete se: Má porada nějaký účel? Přemýšlejte o tom, čeho chcete dosáhnout, a vyberte příslušné klíčové body.

Zahájení

  • Představte každého účastníka porady (pokud je to vhodné)
  • Sdělte hlavní cíl porady
  • Navrhněte realistickou dobu trvání porady (pokud tato nebyla specifikována již dříve)
  • Stručně pohovořte o každém bodu na programu jednání a jasně uveďte účel každého bodu
  • Určete někoho, kdo pořídí záznam z porady


Účast

  • Mějte situaci pod kontrolou – využijte spojenců a nepřátel k získání výhody pro vás. Čas je drahocenný – kontrolujte jej!
  • Podpořte příspěvky od ostatních členů skupiny – dejte jim slovo
  • Vyslechněte všechny názory – použijte řeč těla, abyste zjistili, zda vám účastníci porady naslouchají a zda vám rozumí
  • Nebuďte zamítaví k názorům jiných osob. Takovým nadřazeným přístupem si znepřátelíte potenciální stoupence vašich budoucích nápadů
  • Proveďte souhrn – pravidelně zdůrazněte klíčové body a zkontrolujte postup
  • Neopouštějte předmět hovoru. Rozhodným způsobem vyřčené “pojďme učinit rozhodnutí” může vrátit lidi bloudící v zákrutách problémů zpět k věci


Manipulace
Ať už poradu vedete vy nebo někdo jiný, můžete použít propracované metody, které generují osobní uspokojení a které vám pomohou dosáhnout osobních cílů. Je-li vaším cílem změnit danou poradu na váš vyhraný zápas, musíte mít kontrolu nad fakty a čísly, abyste v případě, že na ně dojde, mohli projevit vaši znalost a autoritu. „Jestliže jste organizátorem porady, můžete sestavit program jednání a mít kontrolu nad tématy diskuse a trváním diskuse. To vám rovněž dává možnost umístit hlavní témata co nejvíce na začátek programu jednání. Nebo pro vás může být relevantní pouze jedna část porady. Je-li to ten případ, navštivte pouze příslušnou část porady.“

Je potřeba, abyste během porady neustále poukazovali na uplynulý čas, abyste zdůraznili jeho význam. „Na tento bod máme deset minut.“ „Tak jdeme dál?“ „Nyní máme půl hodiny, abychom zvládli hodinovou diskusi.“ Je-li váš časový rozvrh těsný, pověřte některého spolupracujícího kolegu, aby v dohodnutý čas přišel s důležitou zprávou pro vás. To vám umožní poradu opustit.

Mánie od pondělka do pátku?

  • Vyhněte se poradám úplně (je-li to možné) nebo je omezte
  • Svou účast na poradě potvrďte pouze v případě, že cíl a účel porady byl stanoven a sdělen
  • Prosaďte sami sebe. Žádejte každého, aby vám objasnil účel porady. Lidé musí vědět, že váš čas je drahocenný
  • Jestliže vedete poradu, převezměte kontrolu – podpořte konstruktivní dialog a rychlé rozhodování
  • Vyjádřete váš názor. Není žádný důvod jít na poradu a nic neříci
  • Jestliže během porady samotné nevidíte účel nebo směr porady, řekněte to. Zkuste každého přivést k závěru
  • Pokud můžete, manipulujte během porady, abyste dosáhli vašich cílů


Shrnutí
Zdá se, že klíčem k tomu, abyste se neutopili v moři porad, je stanovit priority. Když vás pozvou na poradu, která zní vágně, klaďte otázky, abyste zjistili její účel, a také to, zda je pro vás relevantní. Jestliže máte vést poradu, je nezbytná příprava. Stanovte vlastní standardy a zajistěte, aby všechny osoby pozvané na poradu byly řádně informovány o všech nezbytných záležitostech ještě před poradou. Díky tomu budete mít od začátku otěže v rukou. Jak dodává Anthony Bates: “Porady jsou nezbytné – ale nemusí ovládat váš pracovní den.”