Hodnocení výkonu | CR pracovní místa a nábor | Hays

Tato stránka využívá soubory cookies. Pokud budete pokracovat dále, souhlasíte tak s jejich využítím, zmenit nastavení cookies však mužete kdykoliv.

Hodnocení výkonu

Čísla v tabulkách ilustrujících schopnost firem udržet si zaměstnance ukazují na nízkou úroveň udržení zaměstnanců. To stojí zaměstnavatele cenný čas a peníze, což v současném klimatu není vhodná volba. Pokud je vaše personální oddělení relativně malé (nebo vůbec žádné personální oddělení nemáte), a externí personální služby nejsou životaschopné, pak je pro vás životně důležitým faktorem způsob, jak se vypořádat s udržením zaměstnanců. Jak můžete udržet náklady na nízké úrovni a přesto zajistit rozvoj zaměstnanců?

Potřeba hodnocení
Nedávný průzkum provedený institutem Chartered Institute of Personnel and Development ukázal, že téměř polovina zaměstnavatelů (49,8%) se v uplynulých 12 měsících potýkala s problémem, jak udržet zaměstnance. Nejoblíbenějším způsobem jak se vypořádat s těmito problémy, je investování do vzdělávání a rozvoje zaměstnanců (65,7%) – a jednou z nejdůležitějších částí aktivního řešení potřeb zaměstnanců v oblasti vzdělávání a rozvoje je hodnocení výkonu.

Dobře provedené hodnocení může být rozdílem mezi nespokojeností a absolutní motivací. Hodnocení by mělo být více než jen popovídání u kávy. Měli byste si udělat skutečně čas, abyste se dostali zaměstnancům pod kůži a zjistili, jak z nich dostat to nejlepší. Není to však jen o tom, co je dobré pro vašeho zaměstnance. Vy z toho také můžete těžit. Pokud se správně připravíte a budete pozitivní mysli, můžete hodnocení využít jako příležitost:

  • Oživit ochabující motivaci
  • Znovu vrátit do hry projekty, které jsou opomíjeny
  • Udělit produktivním zaměstnancům více odpovědnosti
  • Přímo se vypořádat s problémy
  • Stanovit cíle do budoucnosti
  • Vyhodnotit potřeby v oblasti školení a vzdělávání
  • Dozvědět se více o skupinové dynamice vašeho týmu


Výhody pro vaše zaměstnance
Na rozdíl od velmi rozšířeného názoru se mnoho zaměstnanců na hodnocení výkonu skutečně těší (je to jeden z důvodů, proč je důležité brát tuto příležitost vážně). Hodnocení výkonu je pro ně šance, jak:

  • Získat uznání a odměnu (ačkoliv hodnocení většinou nesouvisí se zvýšením platu – to je samostatná záležitost)
  • Myslet dopředu a stanovit cíle, které jim pomohou v jejich kariéře
  • Identifikovat podporu, kterou potřebují (to znamená podporu, kterou byste jim vy měli poskytnout)
  • Vyřešit stížnosti
  • Usilovat o uklidnění a uznání


Příprava
Pokud má být schůzka, jejímž cílem je hodnocení výkonu, hodnotná, je nutno se na ni řádně připravit. Za tím účelem je potřeba projít dřívější informace a udělat si poznámky. Chcete-li zjistit, jakým směrem by se mohla ubírat konverzace během schůzky samotné, je vhodné zjistit prvotní názory zaměstnance prostřednictvím formuláře hodnocení ještě před schůzkou týkající se hodnocení výkonu.

Níže uvedené kroky vám pomohou zajistit, aby schůzka týkající se hodnocení byla ještě více přínosná:

  • Požádejte vašeho zaměstnance, aby kompletně vyplnil formulář hodnocení
  • Vysvětlete, že formulář potřebujete mít zpět přinejmenším dva dny před schůzkou (to vám poskytne čas na jeho prostudování)
  • Věnujte nějaký čas analýze komentářů hodnoceného zaměstnance
  • Prostudujte si předchozí poznámky k hodnocení. Jaké byly stanoveny cíle?
  • Pohovořte si s dalšími úsekovými manažery a kolegy. Co si myslí oni?
  • Promluvte si s klienty nebo dodavateli. Můžete od nich získat nějakou užitečnou zpětnou vazbu, kterou byste mohli použít?
  • Zkontrolujte vykonanou práci. Jak byly realizovány projekty? Mohly by být realizovány lépe? Co bylo uděláno dobře?
  • Zamyslete se nad budoucími cíli oddělení. Jak může hodnocený zaměstnanec přispět k jejich splnění? Jak můžete vy přispět k rozvoji zaměstnance?


Zmapování kariéry zaměstnance
Nemusíte se vždy uchýlit k rozpracování personálních procedur, abyste získali přehled. Některé specifické otázky týkající se stanovení cílů pro zaměstnance byly začleněny do bezplatného nástroje pro podporu rozvoje kariéry, který vyvinula společnost Hays.

Career Map je tisknutelná sada šesti tabulek orientovaných na cíle. Tento nástroj byl vytvořen s cílem podporovat rozvoj zaměstnanců a nabízí profesionální, jasně strukturovaný dokument, který můžete prezentovat vašim zaměstnancům. Dříve, než se zaměstnanci zúčastní schůzky, během níž má být provedeno hodnocení výkonu, můžete je požádat, aby vyplnili některé nebo všechny tabulky. Tabulky se zaměřují na následující oblasti:

  • Stávající schopnosti a dovednosti a budoucí potenciál
  • Dlouhodobé cíle
  • Dvacet otázek týkajících se stanovení cílů
  • Plány akcí
  • Souhrn cílů
  • Dopředné plánování


Nástroj Career Map má dvojí efekt. Vašemu zaměstnanci pomůže vyjasnit jeho budoucí ideály, pokud jde o postup na služebním žebříčku, a vám jako zaměstnavateli pomůže identifikovat specifické oblasti, v nichž je zapotřebí školení, a rovněž silné stránky zaměstnance, na nichž lze stavět.

Nástroj Career Map není technické vyhodnocení, avšak užitečný začátek (neboli předchůdce) hodnocení výkonu. A lze jej aplikovat v rámci řady disciplín, různých oddělení a pracovních funkcí v organizaci.

Proces hodnocení
Důležité je, abyste dodrželi termín schůzky. Ať už se hodnocený zaměstnanec na schůzku těší nebo je předem znepokojený, odložení schůzky by mělo za následek zklamání a působilo by jako posel špatných zpráv. Ukažte, že kariéru vašeho zaměstnance berete vážně a že i pro vás je hodnocení jeho výkonu důležité. Pokud se s vámi chtěl setkat ještě někdo jiný, odložte to. Schůzka by měla být první věcí na vašem denním programu. V případě potřeby ji sjednejte ji na 8:30 ráno, aby vás nerušily jiné požadavky na váš čas. Vyhraďte si na hodnocení jednu hodinu a přesměrujte všechny telefonické hovory.

Po zahájení hodnocení sdělte zaměstnanci program jednání. Vysvětlete význam hodnocení a cíl hodnocení, tj. zaměření se na hodnoceného zaměstnance. Decentní upomínka, že plat není na programu jednání, je na místě, ale měli byste být vnímaví k individuálním okolnostem. Zkuste dodržovat logické pořadí, v ideálním případě byste měli postupovat podle formuláře hodnocení. Diskuse by se měla soustředit na následující oblasti:

  • Kontrola cílů stanovených při předchozím hodnocení
  • Které cíle byly splněny? Zasluhuje hodnocený zaměstnanec zvláštní pochvalu?
  • Co nebylo splněno? Proč? Byla potřeba zvláštní pomoc?
  • Jak vidí zaměstnanec sám sebe jako součást týmu?
  • Baví ho jeho práce? Co nedělá rád?
  • Jak by zaměstnanec sám vyhodnotil své schopnosti?
  • Má jasný názor na svou roli a na roli oddělení?
  • V čem by s mohl podle jeho názoru během následujících šesti/dvanácti měsíců mohl zdokonalit? Jak se chystá dosáhnout těchto cílů?
  • Existují nějaké specifické cíle? Lze cíle realisticky splnit?
  • Jakým způsobem bude měřen výkon? Jaké školení bude zaměstnanec potřebovat, aby mohl tyto cíle splnit?
  • Jaké další problémy by zaměstnanec rád probral?


Jak zvládnout konfrontaci
Ke konfrontaci může dojít, když je zaměstnanci sdělena nepříjemná zpráva. Možná budete nuceni zaměstnanci naprosto jasně sdělit, že v určitých aspektech své práce selhává. To může být velmi jednoduchá záležitost, jako například problémy s plněním termínů nebo osobní vzhled. Nebo může jít o citlivější záležitost, jako je kompetence u specifických úloh nebo schopnost vyjít s kolegy. Buďte připraveni. Jak lze co nejlépe formulovat vaše připomínky? Lze ve stejném okamžiku vyzdvihnout také něco pozitivního? Je vaše kritika konstruktivní? Máte nějaké návrhy, jak tyto problémy vyřešit?

Hodnocení výkonu může probíhat hladce až do okamžiku, kdy je zaměstnanec vyzván, aby předložil další problémy. Zaměstnanec může otevřít „skříň s kostlivci“, na což možná nejste připraveni, jako například remcání na jiné členy týmu, stížnosti na kancelářskou ergonomii, obviňování z nespravedlivosti a stížnosti na pracovní zátěž nebo prostředky. Mnohé z těchto problémů se vám v porovnání s celkovým schématem věcí mohou zdát jako malicherné. Ale pro hodnoceného zaměstnance mohou mít obrovský význam.

Některé z těchto problematických oblastí lze chytře předvídat. Neupozornili vás kolegové předem? Jestliže očekáváte nějaké stížnosti, zajistěte, aby byly probrány při hodnocení, i když někdy je potřeba je ze zaměstnance doslova vydolovat. Někteří lidé raději nechají stesky a nářky hnisat a jejich řešení odloží na posezení u piva, což celkově snižuje morálku. Ale vy je můžete vyřešit zpříma. Existuje šance, že váš aktivní přístup bude pracovat ve váš prospěch. U zaměstnance, který je znám tím, že si neustále stěžuje na nějaký problém, lze využít momentu překvapení, a on pak možná zaujme méně konfrontační názor.

Pokud jste však překvapeni nějakým problémem, který jste nepředpokládali, zachovejte rozvahu. Vyzvěte hodnoceného zaměstnance, aby namísto zevšeobecňování uvedl konkrétní příklady. Nerozumné není ani požádání o předložení důkazu. Naslouchejte pečlivě. V čem doopravdy spočívá problém? Nezakrývá problém něco méně negativního, co by bylo možno snadno vyřešit? Hoďte zaměstnanci, obrazně řečeno, rukavici. Jak by on navrhoval vyřešit problém? Přemýšlel o problému? Jsou jeho návrhy racionální? Je možné, že by problém mohl být zadán zaměstnanci jako speciální projekt a zaměstnanec by mohl najít možné volby pro vyřešení problému. „Kverulantství“ můžete využít k tomu, abyste zaměstnance šikovně přiměli dobrovolně udělat něco navíc.

Přirozeně v případě, že je stížnost nebezpečné povahy, jako je tomu například u obvinění ze sexuálního obtěžování nebo diskriminace, je nezbytné další šetření. Jasně dejte najevo, že věc berete vážně a podnikněte příslušné kroky. Pak se vraťte k hlavnímu předmětu hodnocení a soustřeďte se na pozitivní body.

Akce po hodnocení výkonu
Hodnocení skončením schůzky nekončí. A proto vám může specifický dokument, jako je Career Map, pomoci. Lze jej stáhnout rovněž jako dokument Wordu, uložit na PC, vést jej jako trvalý záznam očekávání vašich zaměstnanců a porovnávat jej s budoucími dokumenty. Tak budete schopni sledovat provedené akce, přednesené negativní body, co bylo podniknuto k jejich nápravě, a rovněž aspekty výkonu, které byly zdůrazněny jako vynikající.

Vaše práce tím však nekončí! Je důležité zajistit, aby se naplánované akce skutečně staly a aby bylo vidět, že se staly. Pokud přislíbíte další školení nebo uspořádání setkání s jinými odděleními, pak musíte školení zajistit nebo schůzku s jinými odděleními uspořádat co možná nejdříve. Nejrychlejším způsobem, jak ztratit cenné zaměstnance, je umožnit, aby rozhodnutí učiněná během hodnocení výkonu zůstala nenaplněna.

Pomocí správného duševního přístupu, efektivní přípravy a konstruktivního jednání po hodnocení můžete hodnocení výkonu vašich zaměstnanců transformovat na pozitivní schůzky, které zdokonalují výkon vašeho personálu. Nemusíte se ničeho bát a můžete vše získat.