Řízení vašeho času a času vašeho týmu | CR pracovní místa a nábor | Hays

Tato stránka využívá soubory cookies. Pokud budete pokracovat dále, souhlasíte tak s jejich využítím, zmenit nastavení cookies však mužete kdykoliv.

Řízení vašeho času a času vašeho týmu

Každý den má 86.000 sekund. V těchto sekundách někteří lidé vládnou zemím a spravují velké konglomeráty. Pro jiné je však obtížné realizovat i ty nejmenší úkoly. Jak to tedy úspěšní manažeři dělají? Odpovědí je efektivní řízení času.

Co je řízení času?  
Řízení času je systém řízení a využití času co nejúčinnějším a nejefektivnějším způsobem. Sám čas je pomíjející a nekontrolovatelný. Je to o tom, jak dokážete využít to, co máte pod kontrolou. Často si stěžujeme, že den prostě nemá dost hodin. Avšak kdybychom na naši každodenní pracovní rutinu aplikovali filtr, mohli bychom se naučit identifikovat a eliminovat aktivity, které představují plýtvání časem, a dostali bychom náš čas pod kontrolu.

SMART  
Zavedení systému řízení času do každodenní pracovní rutiny manažera se bude lišit podle individuálních okolností. První fází vývoje je však analýza pracovní zátěže ve vztahu k dostupnému času. Pak můžete stanovit vaše cíle.

Tim Stanley, marketingový ředitel přední evropské komunikační agentury, radí svým zaměstnancům, aby byli „SMART“. Říká, že „použití jasných, výstižných cílů poskytuje rámec, který nám umožňuje činit správná rozhodnutí spojená s řízením času“.

Teorie SMART je jednoduchá. Název SMART je odvozen z prvních písmen anglických slov:

S – Specific (specifický)
M – Measurable (měřitelný)
A – Achievable (dosažitelný)
R – Realistic (realistický)
T – Timescales (termínovaný)

Specifický
Je důležité, aby vaše práce měla směr: kam jdete, co děláte a proč to děláte? Jaké jsou cíle vašeho oddělení nebo organizace? Jasné pochopení vašich činů může usnadnit zaměření se na problémy spojené s řízením času.

Měřitelný
Cíle musí mít systém měřítek, aby bylo možno měřit, zda byly dosaženy nebo kolik ještě zbývá do jejich dosažení.

Dosažitelný
Ať je váš cíl jakýkoli (například prodat určité množství produktu za určité období), vždy je vhodné stanovit jej v kvalitativním smyslu, abyste mohli posuzovat váš vlastní úspěch či selhání. Tímto způsobem se každý den nebo každý týden můžete podívat, nakolik byly vaše cíle dosažitelné ve vztahu s vaším časem a prací.

Realistický
Jsou vaše cíle reálné? Zapadají do cílů organizace jako celku? Můžete se spolehnout na podporu jiných oddělení při jejich dosahování? Může například dojít k rozporu zájmů, pokud nejsou dostupné prostředky na přijetí pěti nových pracovníků, kteří by vám pomáhali.

Termínovaný
Měli byste stanovit termíny pro dokončení povinností a úkolů a rovněž termín pro dokončení celkových cílů. To vám pomůže kategorizovat klíčové úkoly a poskytne vám rámec pro zpřesnění a rozvoj vašeho systému řízení času.

Stanleyho funkce zahrnuje strategii a implementaci krátkodobých a dlouhodobých cílů. Proto je životně důležité, aby měl efektivní a účinný systém řízení času. „Musím mít svůj čas pod kontrolou“, říká, „a v první řadě se musím soustředit na klíčové obchodní priority.“

Organizace času: čtyřstupňová osa     
Jakmile jsou stanoveny cíle, je čas přemýšlet o seřazení osobních úkolů podle priority. Užitečným doplňkem je diář. Vhodným doplňkem je i osobní plánovač Microsoft Outlook ve vašem počítači.

Pro maximální efektivitu by měl být seznam úkolů podle priority co nejpřehlednější a nejvýstižnější. James Uxbridge,manažer jedné pojišťovny tvrdí, že: „Kategorizace mých úkolů a jejich zařazení do přehledné struktury mi pomohlo překonat počáteční potíže s organizací času, se kterými jsem se dočasně potýkal, když jsme se stal řídícím pracovníkem.“ Uxbridgeův nadřízený mu doporučil používat matici nebo osu, podobnou následující ose:
Jak osu používat

  • Napište si seznam všech aktivit
  • Vedle každého úkolu si napište N (naléhavé) nebo D (důležité)
  • Klasifikujte každou aktivitu podle důležitosti od 1 do 5 (1 = nejdůležitější)
  • Umístěte své úkoly na osu podle důležitosti (viz legenda)


Řízení požadavků a vyrušení       
Služebně starší a zkušení členové skupiny zjistí, že je pravidelně vyhledávají služebně mladší pracovníci, kteří si chtějí vyjasnit určitou otázku nebo okamžitě prodiskutovat problém. Uxbridge si vzpomíná, jak byl zaplaven otázky a problémy, když poprvé nastoupil do manažerské pozice a říká: „Po nějakém manažerském školení jsem si uvědomil, že se věnuji jejich neustálým vrtochům, a že můj čas vlastně řídí oni, místo abych řídil já je!“

Vypořádal se s tím tak, že se zaměřil na tři následující body:

  • Zjistit problém: požádejte je o vysvětlení situace, a potom se jich zeptejte, co zatím udělali, aby problém vyřešili. To by je mělo povzbudit, aby přemýšleli samostatně
  • Promluvte si o možnostech: Co bys teď navrhoval? Co dál? Pokuste se problém přehrát zpět na osobu, se kterou jednáte, aby jej mohla sama vyřešit.
  • Nabídněte řešení: Jako poslední možnost, ke které se můžete uchýlit, je nabídnout řešení, ale zkuste je povzbudit, aby našli vlastní řešení a měli příště dostatek sebevědomí, aby to zvládli sami

Stanley na druhé straně tvrdí, že zná jednoduchý způsob, jak se vypořádat se zbytečným vyrušením. „Řeknu prostě „ne“ a „možná později“. Snažím se udržet rovnováhu, abych byl vnímán jako pevný a současně spravedlivý.“

Aktivity, které vás připravují o čas    
Vysoká míra interakce mezi lidmi v práci se považuje za zdravou; může to však někdy být i na úkor osobní efektivity. Například bezobsažné rozhovory, vyrušení ze strany vašich pracovníků, kolegů nebo nadřízených nebo nekonečné nebo zbytečné porady. Váš čas je drahý.

Můžete se pokusit snížit počet situací, které vás připravují o čas sjednáním schůzek s lidmi v pravidelnou dobu a říci jim, aby vás v určitou dobu nerušili. Pokud jste vyrušen, stanovte časový limit, řekněte například „Mám pět minut“ a držte se toho. Nevyzývejte osobu, která za vámi přišla, aby se posadila a zůstaňte sami stát.

Požádejte svého spolupracovníka, aby řekl, že jste na jiné poradě nebo přesměrujte rušivé telefonické hovory na jinou linku. A podobně se nenechte rušit sami sebou! Pokud pracujete na projektu, který se vám nijak zvlášť nezamlouvá, je snadné zvednout telefon a popovídat si s přítelem, nebo si udělat několik přestávek na kávu. Nebuďte svým vlastním nepřítelem. 

Svěřování úkolů  
Při delegování úkolů manažer efektivně rozděluje své pracovní úkoly mezi sebe a své podřízené. Pokud to dělá efektivně, může se soustředit na naléhavější úkoly.

Přesvědčete se, zda osoba, které úkol svěřujete má správné dovednosti a zkušenosti k řešení úkolu. Stanovte cíle, kterých má být dosaženo

  • Vysvětlete, co přesně se od příslušného zaměstnance očekává
  • Stanovte meze oprávnění této osoby
  • Vymyslete jednoduchý kontrolní postup, kterým zajistíte, aby bylo dosaženo pokroku a byly překonány potíže
  • Zajistěte dokončení úkolu


Prvním krokem ve snaze o lepší využití vlastního času je uvědomit si, že byste za 86 400 sekund, které tvoří den, mohli dosahovat lepší výsledky. Během času, který věnujete různým aktivitám, zjistěte, které aktivity vás připravují o čas a systematicky se jim věnujte. Současně můžete i pracovat na vylepšení dovedností v oblasti komunikace a asertivity za účelem dosažení efektivnějších výsledků. Jak říká Tim Stanley: „naučte se říkat „teď ne“ a „možná později“.“' A nezapomeňte si ve svém hektickém časovém rozvrhu udělat čas na spokojené vyžití ve volném času!