Jak na online onboarding zaměstnanců

Blogs

Po celém světě momentálně často manažeři vítají nové členy do svého týmu online. Do online prostředí se přenesl i proces onboardingu, alespoň jeho významnější část. Lze očekávat, že tento způsob zaškolování v jisté míře přetrvá i do budoucna, vzhledem k vyššímu počtu vznikajících hybridních týmů, které kombinují práci z domova a z kanceláře.

Proč je kladná zkušenost se zaškolením na dálku tak důležitá?

Pro kolegy, kteří se nově přidali k vašemu týmu, musí být situace velmi emočně náročná. Zajisté se v nich mísí velké množství pocitů a mohou mít obavy, zda v nové práci uspějí. Zároveň se musí vypořádat i s novinkou v podobě zaškolení na dálku. Co můžete udělat, abyste pomohli novému kolegovi začít co nejlépe?

Skvělým zaškolením dosáhnete dvou podstatných věcí:

Sounáležitosti – Důležité je, aby nový člen týmu nabyl pocitu, že je součástí společnosti a není pouze jedním z mnoha článků firmy. Jakmile bude znát ostatní zaměstnance, začne si budovat přátelské vztahy na pracovišti, bude mít pocit, že toto je to místo, kde si svou práci může užívat a bude se cítit jistěji.
Přínosu – Pro vás jako pro firmu je důležité, aby nový člen týmu v krátké době získal znalosti, díky kterým začne přinášet výsledky společnosti a stane se produktivním. Bude dobře plnit své úkoly, bude sdílet své nápady a spolupracovat s kolegy.

Tyto cíle, kterých chcete dosáhnout, jsou stejné, ať už spolu kolegové pracují v kanceláři, spolupracují na dálku nebo jsou součástí hybridního týmu. Nepracuje-li váš tým na jednom místě, je potřeba být mnohem proaktivnější. Ujistěte se, že jste udělali vše správně a žádný dotaz nezůstal nezodpovězený – v průběhu dne si na dálku nebudete moci ověřit, zda váš nový podřízený všemu porozuměl.

Následujících pět doporučení vám pomohou dosáhnout těchto cílů v krátké době:

1. Seznámení

Abyste se lépe poznali, je třeba strávit společně nějaký čas. Zeptejte se svého nového kolegy, co od svého zaškolení očekává, co podle něj může být složitější kvůli současným pracovním podmínkám a proberte, jak můžete během této doby spolupracovat. Podělte se s nimi také o své dosavadní zkušenosti. Je důležité si uvědomit, že již nejde o pohovor, ale o postupné budování silného pracovního vztahu.

2. Představte ostatní kolegy

Pomozte novému kolegovi vybudovat vztahy s týmem a také ostatními zaměstnanci. Domluvte postupně videohovory, kde nováčkovi představíte další kolegy. Zapojte jej rovnou i do všech týmových aktivit, jsou například porady, online kvízy, aby se co nejdříve do týmu dobře začlenili. Je dobré upřednostnit ty kolegy, se kterými bude v častém kontaktu – pokud bude v prvním týdnu představen padesáti lidem, pravděpodobně si mnoho z nich nezapamatuje.

3. Základní orientace ve firmě

První den ve firmě by měl být věnován základní problematice – jak funguje emailová komunikace, jaké je poslání společnosti a její hodnoty, kdo jsou klíčoví zákazníci, jaká je organizační struktura. Proberte také produkty či služby firmy, interní procesy, předpisy a firemní kulturu. Nezapomeňte zahrnout tyto věci do jeho zaškolovacího procesu ihned na začátku, případně potřebné dokumenty uložte do složky, kterou snadno najde.

4. Určete mentora

Jednou z náročných věcí, když měníme práci je fakt, že nevíme, jak v nové firmě věci fungují a jak se jednotlivé úkoly mají plnit. Ano, možná je to napsáno a zformulováno v interních materiálech, možná to bylo zmíněno v rámci prvotního meetingu, ale stále existuje řada maličkostí, které nikoho nenapadnou, aby je předal dál. Běžně se na tyto drobnosti ptáme ostatních – je to rychlejší a ukážou nám, jak věci opravdu fungují, ne jak je myšleno, že mají fungovat! V kanceláři je pro nováčka jednodušší, zeptat se neformálně ostatních, jak například zarezervovat zasedací místnost, kde jsou uložené potřebné dokumenty či na koho se obrátit, pokud mají nějaký technický problém. V online prostředí je dobré nováčkovi určit mentora – buddyho – tedy někoho, na koho se může kdykoliv a s čímkoliv bez zbytečných výčitek obrátit.

5. Buďte dobrým manažerem

V této době, více než kdy dříve, musí manažeři jasně a zřetelně komunikovat, co konkrétně potřebují od členů svého týmu, musí jim naslouchat, kontrolovat s nimi jejich úkoly, dávat zpětnou vazbu a být v pravidelném kontaktu. Toto je ještě důležitější v případě nového kolegy – abychom jim pomohli brzy proniknout do detailů jejich nové práce, aby se brzy stali přínosem a aby oni sami viděli, že sami postupně přinášejí určitou přidanou hodnotu společnosti. Jakmile porozumí svým běžným povinnostem, začněte s nimi pracovat na dlouhodobém plánu úkolů na několik následujících měsíců a ujistěte se, že mají všechny potřebné nástroje a motivaci uspět.

Věříme, že zmíněné body pomohou vašemu nováčkovi rychle dosáhnout pocitu sounáležitosti a také začne rychleji dosahovat výsledků. Jakmile se váš nový kolega v práci více aklimatizuje, můžete v těchto aktivitách nadále pokračovat, váš primární zájem se pak ale přesune do oblasti, jak úspěšně motivovat váš tým – to vám představíme v dalším článku.