Jak získat co nejvíce z telefonických pohovorů

Jak fungovali náboroví manažeři před nástupem trendu telefonických pohovorů? Životopis je často jen polovinou příběhu každého uchazeče, a kompletní obrázek o daném kandidátovi si tedy byli nuceni získat během osobního pohovoru, což často bývá časově náročné. Vynaložený čas však za to stojí, pokud jsme našli uchazeče ideálního. Ale co když se během osobního sekání ukáže, že kandidát naše očekávání nesplňuje? V tuto chvíli ztrácí čas obě strany, jak uchazeč, který strávil čas hodinami příprav a plánováním, tak i společnost.

Telefonické pracovní pohovory jsou jednoznačně časově i nákladově efektivnější a umožňují nám sestavit užší výběr těch nejlepších a nejzajímavějších uchazečů, které můžeme pozvat na osobní setkání. Mimo to můžeme díky nim získat dobrou počáteční představu o komunikačních schopnostech kandidátů, jejich přemýšlení a schopnostech budovat vztahy. Jak tedy můžete zvládnout telefonický pohovor tak, abyste pro svou společnost získali ty nejlepší talenty?

Ptejte se na ty správné otázky

Zvolit správné otázky pro telefonický rozhovor může být obtížné. Chybou může být to, že neklademe dostatek otázek, nebo alespoň ne těch správných, a v závěru telefonátu tedy stále nemáme představu o tom, zda je kandidát pro naši pozici vhodný. I opačný přístup může být ale problém – příliš mnoho otázek probíraných do hloubky, a na osobní či online pohovor už pak témata nezbývají.

Mějme na paměti, že během telefonického rozhovoru se musíme rozhodnout,  zda má kandidát základní dovednosti, které potřebuje k vykonávání práce a zda jsou dostatečné k tomu, aby kandidát uspěl u osobního či online pohovoru.

Před telefonickým pohovorem identifikujte tzn. „must have“ kritéria, která od uchazečů vyžadujete a která uchazeči musí mít, abyste je pozvali na osobní setkání. Vyvarujte se tedy otázek, které se nevztahují k těmto „must have“ kritériím. Měli byste také zvážit, které z těchto kritérií  můžete lépe vyhodnotit po telefonu a které během setkání tváří v tvář. Například pokud uchazeč bude muset rozumět analýze dat, zaměřte své dotazy během telefonního rozhovor na určení toho, jaké má v této oblasti zkušenosti a nakolik problematice skutečně rozumí.

Vytvořte si vztah s kandidátem

Jak jsme již zmínili, fáze telefonického pohovoru má především za úkol zjistit, zda má kandidát pro tuto roli klíčové dovednosti. Ale to neznamená, že by tento pohovor měl mít podobu výslechu.

Pokud zaujmete lidštější a vstřícnější přístup k průběhu celého pohovoru, je jasné, že se uchazeč bude cítit uvolněný a bude schopen odpovědět na Vaše otázky s větším klidem a sebejistotou. Poskytne Vám tedy všechny informace, které potřebujete k dalšímu rozhodování.

Samozřejmě seznámení se s uchazečem a budování vztahu je lepší během osobního setkání, ale to neznamená, že nemůžete vést poutavý rozhovor po telefonu a že nemůžete během telefonického pohovoru vytvořit pozitivní zážitek, jak pro Vás, tak pro kandidáta.

Věnujte 100% pozornosti telefonickému pohovoru

Pokud se bavíme o zkušenostech uchazeče prostřednictvím telefonu, je zřejmé, že nemohou mít z pohovoru dobrý pocit, pokud jste Vy jako tazatel většinu času roztěkaný a nevěnujete uchazeči 100% Vaší pozornosti. A věřte, že uchazeči toto poznají. Nevolejte tedy uchazečům, pokud jste zrovna na cestách, při řízení auta nebo třeba během oběda. V průběhu hovoru se nezabývejte jinými aktivitami, jako třeba kontrole pracovních emailů nebo ještě hůře, odpovídaní na jiné konferenční hovory. Také se ujistěte, že vedete pohovor v klidné místnosti, kde nebudete rušeni.

Pokud nebudete myšlenkami s uchazečem na pohovoru, nejenže to uchazeče odradí, ale rozhodně nezískáte potřebné informace a telefonický pohovor tedy ztratí svůj účel, tedy k časové úspoře ve výběrovém řízení nedojde.

Vyřaďte laxní kandidáty

Telefonické pohovory jsou také dobrou příležitostí k rozdělení uchazečů na ty, kteří tuto příležitost skutečně chtějí, a ty, kteří ji chtějí pouze využít nebo by mohli v blízké budoucnosti odejít.

Odpověděl kandidát na Vaši otázku rychle a profesionálně a vynaložil úsilí, aby s Vámi hovořil na klidném místě a nic ho nerušilo? Přišlo Vám, že si kandidát dopředu získal informace a prokázal tím určitou úroveň znalostí o vaší společnosti? Připravil si pro Vás nějaké konkrétní dotazy ohledně této pozice? Pokud ne, mohlo by to znamenat, že tuto příležitost nebere dostatečně vážně, tudíž se ani neobtěžoval připravit na první fázi výběrového řízení. Pokud tedy uchazeč není dostatečně nadšený pro danou pracovní nabídku, zvažte, zda ho chcete vidět na osobním nebo online setkání.

Ujistěte se, že pohovor přes telefon je správně zorganizovaný a strukturovaný

Doporučujeme, abyste si na telefonický pohovor vyhradili 40 minut, zkuste jen ale stihnout do půl hodiny, zejména se však držte struktury. Tímto způsobem získáte maximum z naplánovaného času, který chcete strávit na telefonu, aniž byste měli pocit, že nějakým způsobem spěcháte na kandidáta nebo sami na sebe.

Ideální struktura telefonického pohovoru:

• 5 minut: představení sebe, týmu, role a jakým způsobem zapadá do organizace společnosti
• 20 minut: otázky a odpovědi
• 5 minut na konci: čas odpovědět na otázky uchazeče a ukončení telefonického pohovoru
• 10 minut: časová rezerva v případě protažení pohovoru

Doporučujeme dělat si během každého telefonického pohovoru poznámky, ptát se všech kandidátů na stejné otázky a všechny telefonické pohovory vést ideálně po sobě během jednoho dne, abyste mohli kandidáty spravedlivě porovnat.

Buďte transparentní

Před ukončením telefonického pohovoru musí být vždy oběma stranám jasné, jaké jsou další kroky v náborovém procesu. Pokud si myslíte, že byste kandidáta rádi viděli na osobním či online pohovoru, řekněte jim, kdy tato setkání budou probíhat a sdělte jim, že zůstanete v kontaktu. Pokud daného kandidáta určitě chcete vidět na osobním pohovoru, zeptejte se jich na konci rozhovoru, zda mají zájem o osobní setkání. Tím jim naznačíte zájem z Vaší strany.

Po telefonickém rozhovoru co nejdříve informujte svého náboráře a zkuste co nejdříve stanovit datum dalšího kroku či setkání. To je dobré neodkládat, zejména pokud je tento kandidát žádaný na trhu práce.

Přejeme Vám mnoho úspěchů a nových talentů získaných při telefonických pohovorech!